Introducción
Todas las empresas que desean migrar hacia una comunicación digital productiva, deberán desarrollar un ambiente rico de información ( ARI ) que les permita representar y entregar información de valor a todos los extremos de la organización.
En este artículo explico cómo podemos emplear el concepto de ARI diseñado por Abraham Nosnik para una empresa digital con la ayuda de herramientas de software para la gestión de proyectos y el desarrollo de una base de conocimiento digital (wiki) que permita entregar la información de todos los procesos administrativos y operativos de tu empresa. Esto puede ser una solución para romper silos entre los colaboradores, aumentar el flujo de información, encontrar respuestas rápidamente y tomar decisiones ágiles.
¿Qué es un ARI ( Ambiente rico de información )?
ARI es un concepto desarrollado por Abraham Nosnik que forma parte de su estudio e investigación en el área de comunicación organizacional. De acuerdo con Nosnik, una empresa que desea implementar un enfoque de comunicación productiva, deberá desarrollar un plan general de comunicación (PGC). En él deberán incluirse diversos procesos o géneros de comunicación para presentar información de diferentes formas.
¿Cómo crear un ARI digital ?
Un plan general de comunicación (PGC) es el punto de partida para crear un ambiente rico de información, existen diversos métodos además del que propone Nosnik, la idea de un PGC es desarrollar una estructura que considere los suficientes canales de comunicación para que la información pueda distribuirse a todos los rincones de tu empresa. Esta estructura la podemos iniciar con un organigrama que defina los nodos principales que concentran datos de alto valor desde las áreas gerenciales hasta las áreas operativas. Ahora bien, una vez trazado el plan, debemos traducirlo hacia una lógica digital.
Una recomendación para gestionar digitalmente la comunicación con esta estructura, es considerar cada nodo o componente de tu organización como espacios digitales. Por ejemplo un espacio digital dentro de tu empresa puede ser un departamento interno como el de ventas o marketing. En estos espacios pueden ocurrir interacciones entre personas, se operan procesos, se comparten archivos y se cumplen objetivos.
Así podemos entender que un ARI digital es un entorno de información compuesto de espacios digitales donde fluye información que nos permita ser altamente productivos. Más adelante el verdadero reto es poner a trabajar el ARI digital, de nada sirve crear un sistema de información si no existe circulación, movimiento y retroalimentación. La idea es generar actividad en esos espacios, conectarlos entre sí y conseguir que todos los actores de tu organización adopten el uso de las herramientas digitales de manera disciplinada para alcanzar las metas e invertir constantemente en la documentación de cada proceso para evitar el trabajo duplicado.
¿Qué aplicaciones y software puedo usar para gestionar los espacios digitales en mi empresa?
Uno de los fines de un ARI Digital es obtener el mejor rendimiento de las aplicaciones que pueden emular un espacio digital de trabajo. De esta manera deberemos ver a nuestra organización como un sistema operativo que tiene incluídos distintos módulos o aplicaciones, por ejemplo las reuniones en una la sala de juntas. En una empresa esta actividad puede ser representada por soluciones de videoconferencias como Zoom, teams o Google Meet.
Incluso esas actividades interactivas que ocurrían en un espacio físico de trabajo ahora se pueden digitalizar. Recientemente me enteré de una aplicación llamada Donut, una extensión de Slack que sirve para que los colaboradores de tu empresa puedan conversar y conectarse como si existieran aquellos pasillos o rincones en las instalaciones de tu empresa para compartir ideas, tomar un café virtual y crear relaciones humanas profesionales de manera remota.
Por otra parte, también existen muchas aplicaciones que nos permiten condensar, recopilar, comunicar y distribuir la información valiosa a todos nuestros colaboradores.
La solución digital que a mi me ha ayudado más y que concentra la mayor parte de información es una Wiki empresarial. Durante muchos años siempre tuve la necesidad de documentar procesos y compartir información que constantemente se repiten y se reusan en los departamentos de la empresa donde trabajo.
Después de definir un PGC, un wiki es un excelente punto de partida para empezar a crear un ARI Digital. Con esta herramienta podemos describir el propósito de cada espacio digital de tu empresa.
Al prinicipio mi idea fue programar un Wiki en un sitio web, pero afortunadamente descubrí Notion, con esta aplicación puedes construir grandes repositorios de información muy rápido.
Existen también, soluciones de software integrales que te resuelven todo con funciones modulares, y existen también soluciones independientes. Personalmente creo que es imposible que una solución o aplicación integral pueda cubrir todas las necesidades de comunicación, es por ello que sugiero explorar herramientas individuales que se puedan coordinar e integrar entre sí.
Muchas de las Startups tecnológicas hoy en día usan un combo de aplicaciones individuales para gestionarse administrativamente, por ejemplo se usa Slack para la comunicación rápida interna, Notion o Trello para organizar tareas, Google Drive o Dropbox para gestionar archivos, Front para gestionar la comunicación con los clientes y también usamos aplicaciones CRM y ERP con funciones más avanzadas para gestionar ventas, conversaciones, compras, etc; Todas estas aplicaciones ya incorporan funciones de conectividad através de API’s para poder compartir información entre sí.
Notion es un software se ha convertido en el centro de operaciones de la mayoría de mis proyectos, personalmente, no puedo iniciar algún proyecto si no tengo documentada la esencia del mismo en un repositorio digital.
Son estas herramientas las que definirán la cultura de comunicación digital de tu empresa, y como resultado, podremos dirigir y liderar estos recursos para obtener la mayor productividad posible.
Retos y beneficios en la implementación de un ARI Digital
Se debe construir un hábito para transmitir a tus colaboradores internos y externos el uso de esta plataforma, y esto se logra con mucha paciencia y con entrenamiento, es recomendable crear una serie de inducciones y capacitaciones constantes para reducir la curva de aprendizaje. Es muy común que exista resistencia en tus colaboradores a la hora de implementar esta solución, pero una vez que tu equipo de trabajo se sume a esta dinámica, es satisfactorio ver y comprobar que la información bien documentada tiene un efecto altamente productivo en cada espacio digital.
Uno de los mayores beneficios que he encontrado, es la portabilidad de la información. Literalmente podrías llevar a cualquier lado la mayor parte de datos de tu empresa. Estos ecosistemas te permiten operar remotamente sin mayor problema, con esto se evitan reuniones innecesarias, se rompen silos entre departamentos, se ejerce el liderazgo con información actualizada y puedes monitorear indicadores en tiempo real.
Otro beneficio de gran impacto es la velocidad. Los flujos de datos son inmediatos y están al alcance de tus notificaciones y alertas. Una vez que los espacios digitales están configurados podemos establecer “plantillas” de cada repositorio para ahorrar tiempo, podrás iniciar proyectos en tiempo récord con bases de datos listas para recibir información.
Conclusión
La visión de un Ambiente rico de información se tiene que volver una cultura empresarial para poder “instalarla” en todos los niveles de tu empresa. Es un hábito que solo tiene sentido si se trabaja en colectividad. Seguramente existirán más complicaciones y barreras al implementar esta solución por la naturaleza de cada empresa, sin embargo, todas las organizaciones que se benefician de un ARI Digital siempre tendrán una gran oportunidad de flexibilidad y respuesta rápida a cambios estructurales, un ARI te permitirá evolucionar más rápido y hacer frente a cualquier problema de comunicación.
Referencias:
Los 120 procesos de Abraham Nosnik para crear un PGC
Conferencia de Abraham Nosnik: Exploraciones sobre el universo conceptual de la comunicación humana
Notion la app de productividad que todo mundo habla
